Vous envoyez un message et recevez en retour un message d’erreur ? Pas de panique : ces erreurs de distribution ont une explication. Voici comment les comprendre et réagir.
Il nous est déjà arrivé à tous de recevoir un mystérieux message signé “Mailer Daemon” ou “Mail Delivery System”, peu après l’envoi d’un email. Ce message ne doit pas être ignoré : il indique que votre message n’est pas arrivé à destination et explique pourquoi l’envoi a échoué. En le lisant attentivement, vous pourrez comprendre le problème, corriger votre envoi ou décider de contacter votre destinataire autrement.
Les causes peuvent être variées, mais se regroupent globalement en trois catégories : une erreur de votre part (adresse incorrecte), un problème chez le destinataire, ou un incident technique entre les serveurs.
Voici les cas les plus fréquents et comment réagir. Notez que, même si chez Mailo nous nous efforçons de vous les traduire, ces messages sont le plus souvent en anglais.
- 1. L’adresse e-mail n’existe pas
L’erreur la plus fréquente est un message du type « L’adresse e-mail n’existe pas », « Mailbox not found » ou « invalid address ». Équivalent du « n’habite pas à l’adresse indiquée » de La Poste indique simplement que l’adresse du destinataire est incorrecte.
Variante : « Le nom de domaine n’existe pas ».
Que faire ? Corrigez l’adresse et renvoyez votre message. Si vous ne connaissez pas la bonne adresse, contactez votre correspondant par un autre moyen. Il se peut aussi que votre destinataire vous a, volontairement ou accidentellement, ajouté à sa liste des expéditeurs à bloquer.
Un cas courant est quand vous envoyez une réponse à des adresses du style « no-reply@xxx » ou « ne-pas-repondre@xxx », utilisés pour l’envoi de messages automatiques. Ces adresses refusent simplement des messages en retour.
- 2. La taille du message dépasse la limite autorisée
Si votre message contient des pièces jointes trop volumineuses, il peut être refusé par la messagerie du destinataire, qui impose une limite de taille. Le message renvoyé est alors « Message too large » ou « Message size exceeds maximum allowed » ou « Bad content (size) ».
Que faire ? Envoyez les fichiers en plusieurs messages ou partagez un lien de téléchargement (recommandé pour les fichiers volumineux)
- 3. La messagerie du destinataire a considéré le message comme spam
Votre message peut être refusé si son contenu ou ses pièces jointes sont jugés problématiques en terme de sécurité, ou si l’envoi n’a pas été réalisé dans le cadre autorisé (par exemple en utilisant un serveur d’envoi non autorisé dans une app ou un logiciel de messagerie).
Que faire ? Si vous envoyez vos messages via un webmail, essayez d’identifier ce qui peut être considéré comme suspect : la répétition de mots clés pouvant être utilisés par des escrocs, de nombreux liens ou certains types de pièces jointes, ou encore simplement le fait que votre message est un transfert. Envoyez alors une variante plus légère et privilégiez l’envoi de fichiers par lien.
Si le blocage est systématique et si vous envoyez via une app ou un logiciel de messagerie, vérifiez les paramètres de votre compte pour le serveur d’envoi. Si vous utilisez une adresse avec votre propre nom de domaine, vérifiez la configuration SPF, DKIM et DMARC.
- 4. La boîte du destinataire est pleine
Si le message d’erreur n’est pas explicite en français, il peut être le suivant en anglais : « Mailbox disk quota exceeded ». Votre correspondant ne peut tout simplement plus recevoir de nouveaux messages, tant qu’il n’a pas effectué un nettoyage dans sa boîte de réception. Il devra d’abord libérer de l’espace pour à nouveau pouvoir recevoir des messages
Que faire ? Seul votre correspondant détient la solution. Si vous pouvez, prévenez le par un autre moyen. Sinon attendez un peu, en espérant qu’il se rende compte du problème. Il se peut qu’il s’agisse d’un ancien compte qu’il n’utilise plus : recherchez alors s’il a une autre adresse mail.
- 5. Une erreur temporaire s’est produite
Plus rarement, l’erreur peut venir d’un serveur temporairement indisponible. Vous pouvez alors voir des messages comme « 421 Service not available », « 451 Temporary failure » ou « Connection timed out ». Dans ce cas, l’envoi est automatiquement réessayé plusieurs fois. Si toutes les tentatives échouent, un message du type « Delivery failed after multiple attempts » ou « Message expired » vous indiquera que l’erreur est devenue permanente. Chaque notification contient un code d’erreur (ex. 550 5.1.1, 451 4.3.0) qui permet d’identifier précisément le problème, et parfois un lien vers une page explicative du service concerné.
Que faire ? En cas d’erreur temporaire (codes 4xx), aucune action immédiate n’est nécessaire. Attendez donc un peu et vérifiez si le message finit par être distribué. Si vous recevez ensuite une notification du type « Delivery failed after multiple attempts », vous pouvez alors réessayer l’envoi plus tard, contacter votre correspondant par un autre moyen, ou signaler le problème à sa messagerie.
Remarque : Vous pouvez avoir envoyé un message à
plusieurs destinataires. Et vous ne recevez en retour qu’une notification de non distribution. Seule la ou les adresses des destinataires, pour lesquelles le problème de distribution a été rencontré, n’auront pas reçu votre message. Si vous n’avez pas eu de retour explicite d’erreur de distribution pour les autres destinataires, ceux-là auront bien reçu votre message.
Aussi, si vous envoyez un message à une longue liste de destinataires, et avez plusieurs retours d’erreur, vous devrez faire le tri entre les destinataires ayant reçu votre message (sans notification en retour) et les destinataires explicitement listés dans les notifications d’erreur.
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