Comment passer de Google Workspace (ex G Suite) à Mailo ?

Vous voulez déménager vos adresses e-mail professionnelles de Google Workspace (ex G Suite) à Mailo, transférer votre nom de domaine sans risque de perdre un seul message et sans aucune discontinuité de service ? Suivez le guide !

1. Créer un compte Mailo et un espace Mailo

Dans un premier temps (vous l’avez peut-être déjà fait), créez un compte Mailo puis créez un espace Mailo (Family, Pro, Asso ou Edu). Pour cela, une fois connecté, cliquez sur l’icône Espaces Mailo représentant de petits personnages en haut à droite sur le Web, sélectionnez votre type d’espace puis cliquez sur le bouton Créer.

2. Déclarer le nom de domaine

Accédez à l’interface d’administration de votre espace Mailo en cliquant ensuite sur l’icône en haut à droite.

Dans la section Noms de domaine, cliquez sur le bouton Déclarer un nom de domaine. Comme il est indiqué, vous devez ajouter un enregistrement TXT pour pouvoir ajouter votre nom de domaine. Copiez la chaîne mailo=xxxxxxxxx et laissez l’onglet Mailo ouvert.

Rendez-vous dans un nouvel onglet chez votre registraire de votre nom de domaine (OVH, Gandi, etc.) et ajoutez dans la Zone DNS de votre domaine un enregistrement TXT avec la chaine copiée. Pour plus d’infos sur la façon d’ajouter un enregistrement chez les principaux registraires, reportez-vous à la FAQ Comment ajouter ou supprimer un enregistrement chez les principaux registraires.

Cet enregistrement réalisé, retournez sur Mailo, entrez votre nom de domaine sur la page puis cliquer sur Déclarer. Mailo va vérifier l’enregistrement et ajouter votre nom de domaine à la liste des domaines gérés.

3. Choisir un pack

Nous vous préconisons fortement de choisir un pack dans votre espace Mailo pour bénéficier de comptes Premium (pas de publicité, capacité augmentée, 100 alias au lieu de 5, transferts sortants vers d’autres comptes mail, etc.).
Vous pouvez choisir :
– soit le pack Family (2 €/mois) qui permet de disposer jusqu’à 5 comptes Premium ;
– soit un des packs Pro qui permet de disposer de plusieurs comptes Premium, de bénéficier d’un stockage Mail&Cloud partagé entre tous les comptes et d’utiliser la suite bureautique OnlyOffice ;
– soit le pack Premium (1€/mois) pour chacune des adresses mail créées (il faut alors le souscrire depuis chacun des comptes).

4. Créer les comptes de tous les utilisateurs

Vous devez ensuite créer les comptes de tous les utilisateurs existants sur Google Workspace. Pour cela, dans l’espace d’administration de votre espace Mailo, cliquez sur le bouton Créer un compte et suivez les instructions.

En cliquant sur le bouton Liste des comptes, vous retrouverez la liste des comptes existants.

Les comptes sont alors créés mais, à cette étape, les courriers continuent à arriver chez Google.

5. Importer les données

Vous devez ensuite effectuer la migration des messages et l’import des carnet d’adresses et agenda.

Tout d’abord, dans Google Admin, affichez la section Sécurité, puis Paramètres. Dans la section Applications moins sécurisées, activez l’option Autoriser les utilisateurs à gérer leur accès aux applications moins sécurisées.

Ensuite, dans chaque compte Mailo, il faut réaliser les opérations suivantes :

Pour le mail

Connectez-vous sur Google au compte G Suite à importer, puis dans la section Compte > Sécurité, autorisez l’Accès moins sécurisé des applications.

Ensuite, connecté au compte correspondant sur Mailo, rendez-vous dans les Options (en haut à droite), puis cliquez sur Transfert de comptes externes.

• Etape 1/3 : Indiquez l’adresse originale puis cliquez sur Valider
• Etape 2/3 : Renseignez les champs Nom du serveur (imap.gmail.com) et cochez l’option Sécurité SSL. Indiquez le mot de passe et cliquez sur Valider.
  A votre première tentative, Google devrait bloquer l’opération : vous devez retourner sur le compte d’origine sur Google Workspace et dans la section Compte, confirmer que vous êtes à l’origine de l’accès au serveur. Une fois la déclaration faite sur Google, renouvelez cette étape 2/3.
• Etape 3/3 : décochez Après le transfert du compte, collecter automatiquement les futurs messages.

Pour le carnet d’adresses

– a. Exportez votre liste de contacts depuis Gmail : dans l’application Contacts de Gmail (accessible par le lanceur en haut à droite de Gmail), cliquez sur Plus puis Exporter dans la colonne de gauche. Vous pouvez choisir les 2 derniers formats d’exports proposés : CSV Outlook (fichier exporté au format .csv) ou vCard (fichier au format .vcf)

– b. Importez votre liste de contacts sur Mailo : rendez-vous dans l’application Carnet d’adresses dans l’interface Web de Mailo et affichez l’onglet Synchronisation. Vous pouvez réaliser l’import dans la section Import d’un carnet d’adresses, en sélectionnant le format CSV (tout court) ou vCard selon le choix d’export que vous aurez fait à l’étape a.

Pour l’agenda

– a. Exportez votre agenda Google : cliquez sur les 3 points verticaux à droite du nom de votre agenda dans la colonne de gauche, et choisissez Paramètres et partage. Dans la page qui s’affiche dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Exporter l’agenda : vous téléchargez alors un .zip. Ouvrez-le : celui-ci comporte un fichier votreadresse@votredomaine.com.ics que vous devez extraire ou déplacer pour pouvoir l’utiliser.

– b. Importez votre agenda sur Mailo : rendez-vous dans l’application Agenda puis affichez l’onglet Synchronisation. Dans la section Import d’un agenda, importez votre fichier ICS. Vous pouvez au préalable créer de nouveaux agendas (autre que l’agenda principal) en cliquant sur le bouton Agendas dans la page principale de l’agenda puis en sélectionnant Gérer les agendas.

6. Changer les adresses e-mail

Une fois les imports réalisés, vous pouvez créer les adresses e-mail définitives de vos comptes.

Rendez-vous pour cela dans l’interface d’administration de votre espace Mailo en cliquant sur l’icône Espaces Mailo en haut à droite sur le Web et en vous rendant dans la section Administration.

Cliquez sur Liste des membres puis sur le bouton Gérer les alias de la page Liste des comptes. Vous pouvez alors attribuer les adresses définitives à chaque compte.

Enfin, il vous faudra pour chaque compte, vous rendre dans les Options. Dans la rubrique Votre compte, cliquez sur Changer l’adresse e-mail.

7. Modifier les enregistrements MX

Maintenant que tous les comptes sont crées et les données importées, vous allez router les mails vers Mailo.

Sur Mailo, rendez-vous dans l’espace d’administration de votre espace Mailo, cliquez sur Liste des domaines, puis cliquez sur votre nom de domaine dans la liste. Sur la page qui s’affiche, cliquez sur le bouton Configuration DNS. Cette page vous indique 2 enregistrements MX à créer pour le mail (l’enregistrement SPF est recommandé).

Connectez-vous alors à votre compte sur votre registraire :

• Supprimez vos anciens enregistrements MX
  Supprimez tous les enregistrements de type MX existants (qui envoient les e-mails à votre ancien fournisseur de messagerie G Suite) : ils sont du type ASPMX.L.GOOGLE.COM ou ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. Par défaut, il y en a 5.
• Ajoutez les enregistrements MX de Mailo.
• Nous vous conseillons également d’activer DKIM et DMARC.

La modification sera immédiate chez votre registraire, mais il se peut qu’il y ait un temps de propagation pouvant aller jusqu’à 24 H. Avec OVH et Gandi cependant, l’effet est généralement quasi immédiat.

8. Tester

Envoyez-vous des mails à vos adresses depuis des adresses externes et vérifiez qu’ils arrivent bien sur votre compte Mailo.