Comment migrer toutes les boîtes d’un même nom de domaine sur Mailo

Vous disposez d’un nom de domaine ? Vous voulez quitter votre messagerie (Google Workspace, Microsoft 365, OVH, Gandi, etc.) et migrer toutes vos boîtes sur Mailo ?  Un outil de migration souple et fluide vous permet de transférer progressivement les boîtes d’un domaine vers Mailo sans interrompre la réception des e-mails.

Le principe de l’outil de migration est simple : grâce à un changement des enregistrements MX, tous les e-mails destinés au nom de domaine sont acheminés vers Mailo. Tant qu’une boîte n’a pas encore été migrée, les messages qui lui sont destinés sont automatiquement redirigés vers l’ancien serveur de messagerie. Au moment qu’il juge opportun, chaque utilisateur demande lui-même la migration de sa propre boîte en renseignant son mot de passe. Une fois la boîte migrée, les nouveaux messages sont directement reçus et conservés sur Mailo.

1. Créez un espace Mailo

Si vous n’avez pas de compte Mailo, créez en un. Créez ensuite un espace Mailo si vous n’en avez pas. Pour cela, une fois connecté, cliquez sur l’icône Espaces Mailo en haut à droite sur le Web, sélectionnez votre type d’espace puis cliquez sur le bouton Créer.

2. Choisissez un abonnement

Si vous n’avez pas d’abonnement, souscrivez-en un depuis la section Administration de votre espace Mailo. Choisissez un abonnement adapté à votre configuration actuelle. Un abonnement actif est en effet nécessaire pour pouvoir utiliser l’outil de migration.

Prenez soin de vérifier que votre abonnement est correctement dimensionné en nombre de comptes et en capacité. Sinon vous ne pourrez pas effectuer la migration de vos boîtes existantes.
Vous pourrez à tout moment et sans frais changer d’offre et l’ajuster à vos besoins. La date d’échéance de l’abonnement sera alors recalculée au prorata temporis.

3. Déclarez votre nom de domaine

Dans l’interface d’administration de votre espace Mailo, cliquez sur le bouton Déclarer un nom de domaine. La procédure est détaillée sur la page Comment déclarer un nom de domaine externe sur Mailo.

4. Migrez les comptes

Dans l’interface d’administration de votre espace Mailo, cliquez sur Liste des domaines puis sur le nom de domaine que vous venez de déclarer. Cliquez ensuite sur le bouton Migration de la messagerie et suivez les indications.

• Cliquez d’abord sur Migrer une autre messagerie.
• A l’étape 1, si l’on vous le demande, indiquez les paramètres du serveur de votre messagerie d’origine (par exemple imap.gmail.com pour Google Workspace, mail.gandi.net pour Gandi, ssl0.ovh.net pour OVH, etc.).
• A l’étape 2, activez le mode migration en cliquant sur le bouton Activer le mode migration. Attention : vous devez absolument activer le mode migration avant de passer à l’étape 3 et de changer votre configuration DNS. SI vous ne le faites pas, la migration ne pourra pas fonctionner correctement.
• A l’étape 3, modifiez votre configuration DNS. Toutes les informations nécessaires à ce changement sont accessibles sur la page Comment modifier les enregistrements MX de votre domaine externe pour recevoir vos e-mails chez Mailo.
  Prenez bien en considération les points suivants :
  – N’oubliez pas de supprimer les enregistrements MX liés à la messagerie d’origine.
  – Pour être assuré que vos e-mails ne seront pas considérés comme spam ou carrément refusés, vous devez également modifier l’enregistrement SPF pour qu’il liste à la fois les serveurs de Mailo mais aussi de ceux de votre messagerie d’origine (voir ici).
  – Vous devrez enfin ajouter un enregistrement DKIM pour Mailo et un enregistrement DMARC si celui-ci n’existe pas déjà (voir ici).
  Attendez ensuite quelques minutes ou quelques heures que la nouvelle configuration DNS se propage sur Internet. Cette section 3 affichera alors l’indication suivante : L’enregistrement MX de votre nom de domaine est configuré correctement. Avec ce changement de configuration DNS, tout le flux e-mail passera désormais par les serveurs de Mailo. En mode migration, Mailo redirigera vers la messagerie d’origine tous les messages envoyés aux comptes qui n’ont pas encore été migrés. Autrement dit : tant que la migration d’une boîte n’a pas été effectuée, vous continuez de la consulter sur la messagerie d’origine.
• A l’étape 4, copiez l’URL indiquée dans le paragraphe, elle est du style https://www.mailo.com/migration.php?key=xxx...
  Après avoir vérifié que la nouvelle configuration DNS s’est bien propagée,  invitez chaque utilisateur à se rendre à cette adresse pour demander la migration de sa propre boîte. Il devra pour cela simplement taper sur cette page son adresse e-mail et mot de passe.
  Lorsque la migration sera terminée, l’utilisateur sera averti par un dernier e-mail envoyé sur son ancienne boîte. Il pourra alors se connecter avec son adresse et mot de passe sur Mailo pour faire les tests et vérifier que tout fonctionne.
  De votre côté, vous pourrez suivre l’évolution sur la page Liste des comptes de l’interface d’administration de votre espace Mailo.
  
  Le temps de migration d’un compte dépend de la taille de la boîte et du nombre total de comptes en attente de migration. N’hésitez pas à recommander aux utilisateurs de vider leur corbeille avant de migrer leur compte.
• A l’étape 5, une fois que tous les comptes ont été migrés, cliquez sur Désactiver le mode migration. Plus aucun mail ne sera alors renvoyé sur la messagerie d’origine.

5. Créez d’autres comptes ou des alias

Si vous désirez créer de nouveaux comptes ou déclarer des alias, rendez-vous dans la section Comptes de l’interface d’administration de votre espace Mailo.

Notez que vous pourrez créer un nombre illimité d’alias avec votre nom de domaine depuis la page Liste des comptes de l’interface d’administration de votre espace Mailo.