Vous utilisez actuellement Microsoft 365 ou Exchange Online pour la messagerie de votre nom de domaine et souhaitez migrer toutes vos boîtes vers Mailo ?

L’outil de migration de Mailo permet de transférer progressivement vos boîtes sans interrompre la réception des e-mails. Chaque utilisateur peut demander la migration de sa boîte au moment qui lui convient.

La migration s’effectue en plusieurs étapes. Avant de modifier les enregistrements MX de votre domaine, vous devez préparer Microsoft 365 afin que les deux messageries puissent fonctionner simultanément pendant la période de migration.

A. Préparez la migration sur Mailo

Commencez par préparer la migration côté Mailo.

1. Créez un espace Mailo

Si vous n’avez pas encore de compte Mailo, crééz-en un.
Une fois connecté, cliquez sur l’icône Espaces Mailo en haut à droite de l’interface Web. Si vous ne disposez pas encore d’un espace, créez un espace adapté à votre organisation.
Rendez-vous ensuite dans la section Administration de votre espace.

2. Choisissez un abonnement

Dans l’administration de votre espace Mailo, choisissez un abonnement adapté au nombre de comptes et au volume de stockage dont vous avez besoin.
Un abonnement actif est nécessaire pour utiliser l’outil de migration.
Vérifiez notamment que l’offre choisie permet d’accueillir l’ensemble des comptes et des données que vous souhaitez migrer.

3. Déclarez votre nom de domaine sur Mailo

Dans la section Noms de domaine de l’administration de votre espace, cliquez sur Déclarer un nom de domaine.
Vous devrez ajouter un enregistrement TXT à votre configuration DNS afin de prouver que vous êtes bien propriétaire du domaine.
La procédure complète est détaillée ici : déclarer un nom de domaine sur Mailo.

4. Activez le mode migration

Dans l’administration de votre espace Mailo, cliquez sur Liste des domaines, puis sur le domaine que vous venez de déclarer.
Cliquez sur Migration de la messagerie, puis sur Migrer des comptes Microsoft.
Suivez ensuite les différentes étapes affichées.

A l’étape 1, vous n’avez aucun paramètre à entrer : le serveur de Microsoft 365 est automatiquement connu.

A l’étape 2, cliquez sur Activer le mode migration.

Profitez en pour noter, au paragraphe 4, l’URL de la page de migration, qu’il vous faudra ultérieurement communiquer à chaque utilisateur pour qu’il demande la migration de sa boîte. Elle est du style https://www.mailo.com/migration.php?key=xxx...

5. Modifiez les enregistrements DNS de votre domaine

Vous pouvez maintenant modifier la configuration DNS de votre domaine afin que les nouveaux messages arrivent chez Mailo.

Suivez les indications affichées par Mailo et la procédure détaillée ici : Modifier les enregistrements MX de votre nom de domaine externe.

Attendez ensuite la propagation de la nouvelle configuration DNS.

Lorsque Mailo affiche L’enregistrement MX de votre nom de domaine est configuré correctement, les nouveaux messages de votre domaine passent par Mailo.

Les messages destinés aux comptes qui n’ont pas encore été migrés sont automatiquement transmis à Microsoft 365. Les utilisateurs concernés continuent donc à utiliser normalement leur ancienne boîte pendant cette période.

B. Changez les paramètres dans le Centre d’administration Exchange

Microsoft 365 considère généralement votre domaine comme faisant autorité, c’est-à-dire qu’il considère que toutes les boîtes de ce domaine sont hébergées chez Microsoft.
Pendant la migration, ce ne sera temporairement plus le cas : certaines boîtes seront encore chez Microsoft 365 tandis que d’autres auront déjà été transférées sur Mailo.
Pour que la migration se déroule sans accrocs, quelques réglages doivent donc être effectués au préalable dans Microsoft 365.

1. Passez votre domaine Microsoft 365 en « Relais interne »

Vous devez d’abord configurer votre domaine en mode Relais interne.

Dans le Centre d’administration Exchange, affichez Flux de courrier > Domaines acceptés.
Sélectionnez votre nom de domaine, puis choisissez Relais interne dans la section Ce domaine est accepté et cliquez sur Enregistrer.
Cette configuration indique à Microsoft 365 que les destinataires de votre domaine peuvent être hébergés soit dans Microsoft 365, soit sur un autre serveur de messagerie.

2. Créez un connecteur de Microsoft 365 vers Mailo

Vous devez ensuite permettre à Microsoft 365 d’acheminer les messages vers Mailo.
Dans le Centre d’administration Exchange, rendez-vous dans Flux de courrier > Connecteurs. Cliquez sur Ajouter un connecteur.

Configurez le connecteur de la façon suivante :

• Connexion depuis : Office 365
• Connexion à : Organisation partenaire
• Nom : Relais sortant Mailo (par exemple)
• Utilisation du connecteur : Uniquement lorsque qu’une règle de transport est configurée pour rediriger les messages vers ce connecteur
• Dans le champ En vérifiant que le domaine de l’expéditeur correspond à un des domaines suivants, entrez * et cliquez sur le bouton +
• Laissez cochée l’option Rejeter les courriers s’ils nesont pas envoyés par TLS
• Routage : Acheminer le courrier électronique via ces hôtes actifs et ajoutez mx.mailo.com
• Restriction de sécurité : laissez cochée l’option Toujours utiliser le protocole TLS et choisissez l’option N’importe quel certificat numérique
• Courrier de validation : ajoutez une ou plusieurs adresses de test
• Créez le connecteur.

3. Créez une règle pour acheminer les messages sortants vers Mailo

Pendant la migration, les utilisateurs dont la boîte est encore hébergée chez Microsoft 365 doivent pouvoir écrire aux utilisateurs déjà migrés sur Mailo.  Pour cela, créez une règle afin que les messages envoyés par ces utilisateurs internes soient redirigés vers Mailo et ne soient pas envoyés en interne sur les anciennes boîtes.

Toujours dans le Centre d’administration Exchange, affichez Flux de courrier > Règles > Ajouter une règle > Créer une règle

Donnez à la règle ces caractéristiques :

• Nom : Routage sortant via Mailo (par exemple)
• Appliquer cette règle si : L’expéditeur > est externe/interne > À l’intérieur de l’organisation
• Effectuer les opérations suivantes : Rediriger le message vers > le connecteur suivant et sélectionnez Relais sortant Mailo (si vous avez choisi ce nom)
• Sur le dernier écran, cochez Ne plus traiter de règles si vous souhaitez éviter que des règles suivantes modifient ce routage
• Enregistrez en cliquant sur Terminer

C. Invitez chaque utilisateur à migrer sa boîte

Fournissez aux utilisateurs l’URL de migration récupérée sur la page Migration de la messagerie.

Chaque utilisateur pourra se rendre sur cette page et indiquer :

• son adresse e-mail Microsoft 365
• son mot de passe

Une fois l’authentification effectuée auprès des serveurs de Microsoft, la migration des messages sera lancée.

Une fois la migration terminée, l’utilisateur reçoit un dernier e-mail dans son ancienne boîte. Il peut ensuite se connecter à Mailo avec son adresse e-mail et son mot de passe et vérifier que ses données ont bien été transférées.

Vous pouvez suivre l’avancement global de la migration depuis la page Liste des comptes de l’administration de votre espace Mailo.

Le temps nécessaire dépend notamment du volume de messages de chaque boîte et du nombre de migrations en attente. Il peut être utile de demander aux utilisateurs de vider leur corbeille avant de lancer leur migration.

D. Mettez fin au mode migration

Lorsque toutes les boîtes ont été migrées, retournez sur la page Migration de la messagerie de votre domaine et cliquez sur Désactiver le mode migration.

Mailo ne transmettra alors plus aucun message vers Microsoft 365.

Vous pourrez également supprimer dans Microsoft 365 la règle de flux et le connecteur créés spécialement pour la période de migration.

Créez si nécessaire de nouveaux comptes et alias

Une fois la migration terminée, vous pouvez créer de nouveaux comptes ou des alias depuis la page Liste des comptes de l’administration de votre espace.

Attention : ne configurez pas d’adresse catch-all pour votre domaine tant que le mode migration est actif. Une adresse catch-all intercepterait les messages destinés aux adresses qui n’existent pas encore sur Mailo et empêcherait leur transmission vers Microsoft 365.

Vous pourrez configurer une adresse catch-all après avoir terminé toutes les migrations.

Enfin, si vous souhaitez également confier à Mailo la gestion de votre nom de domaine, nous vous conseillons d’effectuer son transfert seulement après la migration des boîtes.